Sådan deler du debitorerne op, uden at ende med tyve undtagelser
Den strategiske kunde og den, der altid betaler for sent, skal ikke have det samme brev. Her er, hvordan man deler op og stadig kan drive det.
- Deles op efter
- Beløb, risiko og relation
- Antal grupper
- Tre eller fire
- Skal skrives ned
- Hvem der må dispensere
I har tre eller fire debitorgrupper med hver sin kadence, og en skreven regel for, hvem der må fravige den.
De fleste rykkerforløb er bygget som én kadence for alle. Det er nemt at drive og forkert i begge ender af kundelisten: den strategiske kunde får et standardbrev, hun ikke burde have fået, og den, der altid betaler for sent, får den samme venlige påmindelse som alle andre.
Alternativet er ikke at behandle folk forskelligt efter mavefornemmelse. Det er at skrive ned, hvilke grupper der findes, og hvad der sker i hver af dem.
AnsvarNyt i platformen
Trin for trin
- 01
Beslut, hvad opdelingen skal bruges til
Segmentering uden et formål bliver til en rapport. Formålet her er snævert: at afgøre, hvem der får den automatiske kadence, og hvem der får et opkald først. Alt andet — rabatter, kreditgrænser, salgsindsats — er andre beslutninger med andre akser.
- 02
Vælg højst tre akser
Beløbets størrelse, risikoen og relationens værdi rækker langt. Beløbet afgør, hvad der er værd at bruge tid på. Risikoen afgør, hvor hurtigt der skal eskaleres. Relationen afgør, om det første skridt er et brev eller et opkald. Flere akser giver flere grupper, og flere grupper bliver ikke drevet.
Det går galt herFristelsen er at tilføje branche, geografi og kundeanciennitet. Hver ny akse fordobler antallet af grupper og halverer chancen for, at reglerne bliver fulgt.
- 03
Læg jer på tre eller fire grupper
I praksis ender de fleste med noget i retning af: de strategiske konti, hovedparten, og de notorisk sene. Nogle har en fjerde til nye kunder, der endnu ikke har en betalingshistorik. Er der flere end fire, er det ikke længere en kadence — det er enkeltsager med et fint navn.
- 04
Giv hver gruppe sin kadence, ikke sin egen tone
Forskellen mellem grupperne skal ligge i timingen og i hvem der tager kontakten — ikke i, hvor hårdt der skrives. Den strategiske konto får et opkald, før brevet går ud. De notorisk sene får brevet med det samme og kortere mellemrum. Alle får de samme lovlige frister og den samme høflighed.
Det går galt herEn hårdere tone til de små kunder er ikke en segmentering. Det er en beslutning om, hvem der skal behandles ordentligt, og den er værd at undgå.
- 05
Skriv ned, hvem der må fravige
Undtagelserne kommer. Én stor ordre, ét opkald fra salg, og så holder kadencen op med at gælde. Skriv derfor ned, hvem der kan sætte en sag i bero, hvor længe, og at det skal noteres på sagen hver gang. Så er undtagelsen stadig en undtagelse og ikke en ny regel.
- 06
Se opdelingen efter to gange om året
Betalingsadfærd ændrer sig. Den kunde, der lå i den vanskelige gruppe sidste år, kan have skiftet bogholder. Sæt en fast dato på, ellers bliver grupperne til noget, nogen engang besluttede.
Det er her, det oftest går galt
Ikke fordi nogen er sløsede, men fordi fejlene er lette at begå og først viser sig, når det er for sent.
- 01
Segmenteringen bor i et regneark
Er grupperne ikke sat i det system, der sender rykkerne, findes de ikke. Så er de en hensigt, og den, der trykker på knappen, sender den samme kadence til alle alligevel.
- 02
De store kunder får reelt ingen kadence
Blødere behandling glider let over i ingen behandling. Den strategiske konto skal også have en frist — den skal bare nås med et opkald i stedet for et brev.
- 03
Grupperne bygges på omsætning alene
Den største kunde er ikke nødvendigvis den, der koster mest at have til gode. En mellemstor kunde, der altid betaler tres dage for sent, binder mere kapital end en stor, der betaler til tiden.
