Medarbejderen sender kvitteringen ind, og den behandles som enhver anden regning: godkendt af en anden end indsenderen, betalt fra jeres egen konto sammen med månedens øvrige regninger, og bogført med moms og bilag i jeres eget regnskab.
Flere hundrede virksomheder har automatiseret deres flow med Rieck.
Et udlæg er en regning som alle andre
En anden skal sige ja. Den, der har lagt ud, kan ikke godkende sit eget udlæg. Adskillelsen ligger i selve godkendelsen — ikke i en note om, hvordan man plejer at gøre hos jer.
Kontonummeret ligger krypteret. Medarbejderens kontonummer er både en personoplysning og det sted, svindel begynder. Det gemmes krypteret, og på skærmen står kun de sidste cifre.
Moms og bilag følger med. Momsgrundlaget trækkes ud af kvitteringen, konteringen sendes videre som forslag, og bilaget bliver liggende på posteringen i de fem år, bogføringsloven kræver.
Fem trin, og ingen af dem er en mailtråd
Medarbejderen tager billedet, skriver hvad det var til, og sender det ind. Beløb, dato og moms følger med bilaget, og bilaget bliver hængende på udlægget hele vejen — også når det er betalt og bogført.
Udlægget følger de samme godkendelsesregler som jeres øvrige regninger — samme grænser, samme kæde. Den ene ekstra regel er, at indsenderen og modtageren af pengene ikke kan optræde i kæden for netop det udlæg.
Mangler der en bon, eller er beløbet ikke til firmaet, sendes udlægget tilbage til den, der sendte det ind — med en linje om hvorfor. Det får sin egen status, så det hverken tæller som godkendt eller bliver liggende i en bunke, ingen kigger i.
Medarbejderen står som modtager på den samme betaling som jeres leverandører, og beløbet går fra jeres egen konto. Der er ikke en særskilt udbetalingsvej for udlæg — og dermed heller ikke to steder, hvor kontrollerne kan komme i utakt.
Momsen trækkes ud, konteringen foreslås, og begge dele sendes videre til e-conomic, Dinero eller Billy sammen med billedet af bonen. Skal en revisor se, hvad de 1.196 kr. gik til, ligger kvitteringen på posteringen — ikke i en mappe ved siden af.
Udlæg er ikke et system ved siden af. Det er den samme indbakke, de samme godkendelsesregler og den samme betaling som jeres leverandørregninger.
Leverandørfakturaerne kører i samme flow — godkendt efter jeres regler og betalt fra jeres egen konto.
Kontering, moms og bilag sendes videre til e-conomic, Dinero eller Billy som et forslag, I godkender.
Hvem der må sende ind, og hvem der må godkende, følger de roller, I allerede har sat op.
Hent udlæg, status og godkendelser ind i jeres egne systemer, og få besked, når noget flytter sig.
