Sådan læser du den aldersfordelte saldoliste
Listen er ikke en rapport, man kigger på. Den er fire beslutninger, der skal træffes hver måned.
- Regnes fra
- Forfaldsdatoen
- Typiske intervaller
- 0-30, 31-60, 61-90, over 90 dage
- Almindelig praksis i debitorbogholderi
- Bruges til
- Prioritering og hensættelse
I kan læse listen interval for interval og vide, hvad der skal ske med hver gruppe — i stedet for at se på totalen og få det dårligt.
Den aldersfordelte saldoliste er sandsynligvis den rapport, der bliver trukket oftest og brugt mindst. Den ligger i alle økonomisystemer, den er nem at hente, og den bliver som regel kigget på som ét tal nederst til højre.
Det er ærgerligt, for listen er ikke et statusbillede. Den er en prioriteringsliste, hvor hvert interval svarer til en beslutning, nogen skal træffe.
AnsvarFagligt gennemgået af Rieck Advokater
Trin for trin
- 01
Regn fra forfald, ikke fra fakturadato
Det er den fejl, der gør flest lister ubrugelige. Regnes alderen fra fakturadatoen, ser en kunde på 60 dages betalingsbetingelser ud til at være 45 dage i restance, dagen efter fakturaen er sendt. Aldersfordelingen skal måle forsinkelse, ikke kredittid.
Det går galt herTjek indstillingen, før I tolker noget som helst. En liste, der regner fra fakturadato, gør de gode kunder til de værste.
- 02
Tag de betalte fakturaer ud først
En indbetaling, der ikke er matchet til sin faktura, står som åben. Den ligger derfor i et interval, den ikke hører til, og trækker både totalen og DSO op. Kør matchningen færdig, før listen bruges til noget — ellers træffer I beslutninger på poster, der allerede er betalt.
- 03
Se på fordelingen, ikke på totalen
To virksomheder med det samme udestående kan have vidt forskellig risiko. Ligger næsten alt i det første interval, er der ingen sag — det er almindelig kredittid, der bare ikke er forfaldet endnu. Ligger en fjerdedel over 90 dage, er der en sag, uanset hvor pænt totalen ser ud.
- 04
Giv hvert interval sin handling
Det er her, listen bliver til arbejde. Under 30 dage rykkes automatisk. Mellem 30 og 60 skal påkravet være sendt. Over 60 træffes beslutningen om at overgive. Over 90 er spørgsmålet ikke længere, om der skal gøres noget — det er, om der stadig er noget at hente.
Det går galt herSkriv handlingerne ned én gang, og lad dem gælde. Træffes beslutningen forfra hver måned, bliver den truffet forskelligt hver måned.
- 05
Læg hensættelsen på det sidste interval
Sandsynligheden for betaling falder med alderen, og det er præcis dét, intervallerne er gode til at vise. Regnskabsmæssigt er den sidste bucket det sted, hensættelsen til tab hører hjemme — og ledelsesmæssigt er det stedet, hvor man skal beslutte, om kravet skal inddrives eller afskrives.
Det er her, det oftest går galt
Ikke fordi nogen er sløsede, men fordi fejlene er lette at begå og først viser sig, når det er for sent.
- 01
Listen bliver trukket, men ikke brugt
En rapport, ingen handler på, er en vane. Test den ved at spørge, hvad der skete med posterne over 90 dage sidste måned. Kan ingen svare, er listen dekoration.
- 02
Alle intervaller behandles ens
Den samme rykker til en faktura på ti dage og en på hundrede er spild begge veje. Den første behøvede den ikke, den anden er forbi det stadie, hvor et brev flytter noget.
- 03
De store poster skygger for de mange små
Én stor faktura i det sidste interval får listen til at se alarmerende ud. Femogtredive små i samme interval ser harmløse ud og er ofte det dyrere problem, fordi de aldrig bliver taget hånd om.