Skabelon
Rykkerprocedure
Den faste kadence fra forfaldsdag til overdragelse — hvem gør hvad, på hvilken dag.
- Ejes af
- Økonomifunktionen
- Kadence
- Dag 0 til dag 40
- Mellem rykkere
- Mindst 10 dage
Hvornår bruger du den
Brug den, når rykkerne afhænger af, hvem der har tid. Symptomet er let at genkende: nogle kunder rykkes på dag 3, andre på dag 60, og ingen kan sige hvorfor. En procedure flytter beslutningen væk fra dagsformen og ind i en kalender — og den er samtidig det dokument, en revisor beder om, når han spørger, hvordan I behandler forfaldne krav ensartet.
Det skal være rigtigt
Formuleringen er sjældent problemet. Det er fristen, gebyret og det, brevet mangler — og fejlen koster jer omkostningerne, ikke skyldneren.
- Skriv DAGE, ikke "løbende". En procedure uden datoer bliver aldrig til handling
- Sæt navn på hvert trin. "Bogholderiet" er ikke en ansvarlig, det er en afdeling
- Beslut på forhånd, hvornår en sag overgives — ellers bliver den aldrig overgivet
- Skriv eksplicit, hvad der STOPPER kadencen, og hvem der må genstarte den
- Hold mindst 10 dage mellem to gebyrbelagte rykkere, ellers kan gebyret ikke opkræves
- Læg undtagelserne ind på forhånd. Den kunde, der altid skal ringes til først, findes allerede
Felterne, der går galt
De fleste pladsholdere er trivielle. Disse er ikke.
- Punkt 2 — dagene
- Dag 0, 10, 20, 30 og 40 er den kadence, loven giver plads til: mindst ti dage mellem to gebyrbelagte rykkere (renteloven § 9 b) og ti dages frist i inkassovarslet (inkassoloven § 10). Rykker I tættere, kan gebyret på den efterfølgende rykker ikke opkræves. I må gerne gå langsommere — bare ikke hurtigere.
- Punkt 3 — hvad der stopper kadencen
- Det vigtigste punkt i dokumentet. En indsigelse skal stoppe automatikken med det samme; en rykker oven i en tvist er den hurtigste måde at miste en kunde, der havde ret. Skriv også, hvem der må genstarte forløbet — ellers ligger sagen stille for evigt.
- Punkt 4 — den ansvarlige
- Sæt en rolle, ikke en afdeling. Er ansvaret "bogholderiet", er det ingen. Og skriv en stedfortræder: den hyppigste grund til, at dag 30 aldrig indtræffer, er ferie.
- Punkt 6 — overdragelsen
- Den dag, sagen forlader huset. Står der ingen dag, træffes beslutningen aldrig — og kravet forælder i stedet. Beslut den én gang, og lad den gælde for alle sager over [BELØB] kr.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor mange rykkere skal proceduren indeholde?
Højst tre gebyrbelagte. Renteloven tillader gebyr på tre rykkere pr. krav, og i praksis holder de op med at virke efter den tredje. Er beløbet ikke inde efter tre, er det handling, der mangler — ikke endnu et brev.
Må vi køre en hurtigere kadence end dag 0, 10, 20, 30?
I må sende, hvad I vil, men gebyret følger loven. Går der under ti dage mellem to rykkere, kan gebyret på den sidste ikke opkræves. Selve inkassovarslet skal give mindst ti dages frist, før sagen må overdrages.
Skal proceduren være den samme for alle kunder?
Udgangspunktet ja — det er hele pointen. Men skriv undtagelserne ind på forhånd og med navn: hvilke kunder ringes der til først, og hvem må beslutte det. En undtagelse, der er skrevet ned, er en politik. En, der opstår i situationen, er en tilfældighed.
Hvornår bør en sag overdrages til inkasso?
Når inkassovarslets frist er udløbet uden betaling og uden en aftale — i denne procedure dag 40. Det afgørende er ikke dagen, men at den står fast på forhånd. Sager, hvor overdragelsen besluttes fra gang til gang, bliver systematisk overdraget for sent.
Næste skridt
Påkrav med inkassovarselDag 30 i proceduren er inkassovarslet, og det er det eneste brev i forløbet med lovkrav til både indhold og frist. Sendes det forkert, mister I retten til omkostningerne.Juridisk forbehold. Skabelonen er generel og til fri afbenyttelse. Den er ikke juridisk rådgivning og tager ikke højde for omstændighederne i jeres konkrete sag. Satser, frister og lovhenvisninger ændrer sig — kontrollér dem, før I bruger dokumentet. Er kravet stort, bestridt eller på vej i retten, så ring til os, før I sender noget.